• 张明 次 日期：2012-02-23
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　　只有工作计划还不够，提高工作计划的有效性和执行的成效，才能提升我们的效率、业绩和能力。
　　利用黄经理传授的“日清日结”工作方法，我和王斌摆脱了无所事事的状态，工作变得更加充实有序（详见上期《日清日结：合理安排自己的一天》）。我很喜欢自己现在的工作状态，使用科学的工作方法，在给自己带来工作快乐的同时，我的业绩和能力也与日俱增。用黄经理的话说，就是“面对工作，要有好的态度，结合科学的方法，这样可以让我们在工作中快乐地成长，在业绩增长的同时提升自己的能力。”
　　现在，每天做《日清日结表》已经成为我和王斌的工作习惯，这种习惯有效培养了我们的时间管理能力，提高了工作效率。我们每天上班的第一件事，就是思考当天的工作安排；下班时，再对当天的工作进行回顾和总结，我觉得自己对时间的管理已经游刃有余了。
　　一个周日的上午，黄经理约我和王斌到公司开会。我不知道因为何事，只好放弃懒觉，带着黄经理送给我的记事本赶去公司。走进会议室时，我看到公司的美女销售王华已经坐在那里了，王斌还没有到。
　　和王华打过招呼后，我好奇地问她：“王华，你知道今天开会是什么内容吗？”“可能是培训吧，黄经理也没有说。”王华回答说。一听到培训，我的心情放松了很多，只要不是老板训话就行。
　　我笑着追问：“培训什么内容你知道吗？”王华说：“不太清楚。”话音刚落，王斌就气喘吁吁地跑进办公室，一手拿着早餐，一手拿着手机说：“手机的闹铃早上没响，杯具！杯具！”
　　黄经理随后拿着文件进了会议室，看到我和王斌在吃早餐，就说：“5分钟后开会！”说完拿起水杯走了出去。我们从黄经理的语气上感觉有点不妙，赶紧狼吞虎咽地吃完早餐，等待开会。
　　
　　● 　　会议一开始，黄经理将手里的文件交给我们，原来是我们每天上交的《日清日结表》，在每天的表格中，黄经理都用红笔做了一些标记。黄经理说：“这是你们上个月的日清表，我用红笔画圈的地方，是你们有计划但没完成的工作内容。”黄经理看着我，严肃地问：“小张，你的xxx超市开发，几乎每天都出现在日清表中，已经一个月了，你还没有开发出来，写在日清表里给谁看呀？写和不写有什么区别？”王斌正在幸灾乐祸，黄经理就转头看着他说：“还有你”
　　我看着自己的日清表，正如黄经理所说，每天的工作计划中都有“xxx超市开发”一项。黄经理严厉地说：“你们的日清表，写得越来越不认真了，每天都在应付，每天的工作计划都一样，那你们的工作和保洁阿姨有什么不同？应付我也就算了，应付你自己就等于浪费时间！如果你们认为日清表对你们没有用，你们完全可以不用写，不用应付我。”
　　我低着头，偷偷看了看王华，心想：你不是说培训吗？怎么变成训话批斗会了？正埋怨王华的时候，黄经理又点我名说：“你说说为什么每天的工作内容都一样？”
　　我狡辩道：“黄经理，xxx超市我几乎每天都去，但每次不是老板没在，就是说要看样品，所以就”
　　黄经理问：“那你的解决方案是什么？”我一时没有好的说辞，只好不回答。黄经理也不追问，一脸严肃地说：“日清日结表，不是工作日报，写写就应付了事了，它是你的行动指南。”
　　黄经理转身在白板上写下了“行动指南”四个字，又继续说：“对于xxx超市开发的‘行动指南’，可以分为三步：（1）电话预约老板，明确时间、地点和沟通内容；（2）带上样品拜访老板，沟通产品合作事宜；（3）申请审批商务条款，签合同，收款，出货。就这三步，你用了一个月。你准备什么时候搞定xxx超市？”我正忙着在笔记上记这三步，抬头回答说：“一周内。”
　　黄经理用笔在“行动指南”四个字上画了个大大的圈，并再次重申：“日清表不是日报，是行动指南。”
　　黄经理喝了口水，脸色已经不再那么严肃了，他对我们说：“今天把大家叫来，就是想告诉各位，如何更有效地安排自己的工作日程。”看样子真是要培训了，我们紧张的情绪也缓和下来。
　　
　　● 　　黄经理先总结了《日清日结表》使用中的问题，主要有：
　　1．工作计划常常被别人给打乱；
　　2．日清表的连续性不强；
　　3．计划10项工作，可能只完成两项，由于低估工作量和工作难度，使计划变成空话；
　　4．一项工作要做好几天，每天的工作计划都一样。
　　黄经理说：“对于日清表使用中的常见问题，我们可以通过‘PDCA循环方法’来解决。”
　　所谓“PDCA”，是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(行动)的第一个字母，“PDCA循环法”就是按照这样的顺序，对工作进行管理并循环的方法。详细来讲就是：
　　P：计划，就是我们用的日清表，这是让我们通过收集、思考，计划出工作内容或项目；
　　D：执行，就是按照计划去执行；
　　C：检查，在执行过程中会遇到各种各样的问题，我们通过检查对工作进行校正，找到最佳的安排。比如：你原本计划今天拜访客户，但事先打电话得知客户出差了，那么你就要校正日清表中的日程安排；
　　A：行动，落实重新校正的工作计划或方法，改善执行情况。
　　“PDCA是一个循环，可以理解为：计划――执行出了问题――检查和修改――再执行。”黄经理在白板上画了一个循环的圈，问我们：“明白了？”我们点头示意。黄经理补充说：“PDCA循环最初主要应用在质量管理上，但越来越多的人将它引入到时间管理、业绩管理中。PDCA可以对执行的结果进行检查、总结并分类，一类是好的经验，肯定它们并将其标准化；另一类是失败的教训，总结它们并与大家共勉。”
　　黄经理告诉我们：“PDCA的重点是再行动，也就是说PDCA循环不是运行一次就结束了。若只运行一个循环，是会解决一些问题，但也会漏掉一些问题，对于那些没有解决的问题就要进入下一个循环，周而复始，才能提升我们的管理、效率和业绩。”
　　黄经理接着说：“我们每天的工作经常会被打扰，有的是电话，有的是邮件或会议，所以在计划之前先检查和回顾，可以让我们更好地执行和行动。比如，你计划下午去超市结款，到了超市后发现超市的会计没来上班，计划没能完成，那么明天再去结款之前，你要先打电话确认预约，这就是PDCA的过程。再比如，上周日你们在超市做热卖活动，但效果不佳，那么活动结束后，我们就要检查活动效果不佳的原因，是时间不对、产品不对，还是天气不好、位置不好等，这样在下次热卖活动时，我们就可以进行改善，这也是PDCA的过程。切记：不要应付你的《日清日结表》，要用PDCA循环将自己的日清表做得更合乎逻辑，并有效执行。”
　　
　　尽管会议上受到的批评让我心里有些忐忑，但黄经理讲的“PDCA循环法”还是让我受益颇深。此后，我开始培养使用“PDCA循环法”的习惯，在计划时先进行检查，在执行中做回顾，这让我很快告别了内容重复的日清表，在时间分配上也更加合理，工作计划的有效性和执行成效大大提升，比如再也没有出现在超市等一两个小时才见到老板的情况，连加班的时间都减少了。
　　“PDCA循环法”的使用，让我能够更有效地安排自己的工作，让自己开始成为“效率达人”。