贝恩:抢占混合办公模式的高地| 观点与方案

作者:周洁崎 来自: 贝恩 2022-08-05

贝恩:抢占混合办公模式的高地

家办公可能充满乐趣,但是时而又会令人疲惫。贝恩发现,线上办公除了帮助全球大部分经济体维持经济稳定发展,也为企业带来了诸多长期利好,比如,持续赋能共创、激发参与热情、加深人际关系和提升工作效率。

置身疫情常态化防控的背景下,灵活的混合办公模式逐渐兴起。实践中,居家办公可能充满乐趣,但是时而又会令人疲惫。贝恩发现,线上办公除了帮助全球大部分经济体维持经济稳定发展,也为企业带来了诸多长期利好,比如,持续赋能共创、激发参与热情、加深人际关系和提升工作效率。

为了帮助广大企业抢占混合办公模式的高地,贝恩建议,领导者围绕灵活、智慧、人性化、回报四大角度展开思考,并制定相应的战略。


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01. 灵活:持续赋能共创

这样的场景可能不少见:成功的大会后,大家充满斗志的走出会议室,等到执行阶段,只能眼看能量斗志像漏气的气球一样一点点消散。通过会前、会中和会后的异步共创,远程共创有助于长期延续工作热情。参会人员可以在Mural、Miro等工具提供的共创空间内,构思完善想法,激发参与热情,并加强人际关系。

比如,新冠疫情爆发前,某大型金融服务公司曾发起一个团队项目,旨在设计一项新举措。按照原本的计划,参会人员在会前需要针对关键问题提前做好功课,然后出席会议并商议解决方案。此后,新冠疫情爆发,该公司起初曾考虑暂停这个项目。有员工认为,如果不能在会议室接洽,就无法完成设定的目标。不过,高管们认为很快就能回归常态,于是重启原本的计划,并且决定暂时采用远程协作模式。

由于居家隔离的管控措施持续,该公司的五次研讨会全部改为线上进行。尽管未能在短时间回归常态,事实上,这家公司在两个月内从未停下共创的脚步。在每一次研讨会会前、会中和会后,参会人员都会访问并更新一张定制化Miro白板,优化针对关键问题所制定的解决方案,并基于同事的补充进一步修改完善。最后,领导者一致认为,这种参与模式所激发出的热情之高和洞见之广,是线下会议所无法比拟的。

02. 智慧:精简参会人员

你是否曾经有过这样的经历:经过多轮讨论,有同事提出了一个完全改变对话方向的想法?设想一下,如果当事人没有在会议室,结果会怎样?实际上,远程办公大大提升了当事人在场的可能性。

一方面,虚拟世界打破了距离、经费和规模的限制,每位必要的参会人员都可以加入。无论专家身处何处,都可以输入意见。参会人员越多,越有助于拓宽视野,思想碰撞,丰富对话和加深洞察。集众智、汇众力对讨论本身和组织管理都大有裨益。

另一方面,在线下,组织一场容纳数百人的共创活动是一项艰巨的任务。在线上,若能借助恰当的设计和技术,规模就不再是一个制约性因素。一旦不受制于大型活动所需的筹备时间和费用,团队可以迅速集结,推动组织快速做出响应。

在上文提到的金融服务公司,起初,由一支15人组成的团队来设定方向。后来,该公司借助某众包工具来广纳群言,超过500名员工提供了初步反馈。此后,在整个公司上下广泛征求意见。最终,有2000余员工的想法被综合考虑在内。如此惊人的参与程度为最终版解决方案赢得了更加广泛的支持。成功共创的关键在于不要盲目追求参与者的规模,远程办公模式提高了人员的可选择性,更容易让合适的人参与特定的讨论。

03. 人性化:保持高度参与,加深人际关系

在线下会议中,有人如果表现过于突出,就可能会掩盖了其他参会人员,参会者更容易产生片面的观点。相比之下,在远程会议中,每个人的声音都更容易被听到,对此,领导者应当持有更加包容的态度。此外,远程会议提供了贴纸、水印、聊天窗口、白板、分组讨论等众多插件工具,不同的技术适用于不同的人群,善用丰富多样的工具有利于调动参会人员的积极性,提高参与度。

实践中,贝恩发现,将参会人员分成不同小组,并在整个会议中保持分组是加深人际关系的一种有效方式。精心设计的分组有助于推动参会人员与平时不常交流的同事进行沟通,而不是始终与熟识的同事打交道,这种人性化的体验有助于深化组织关系,从而激发出真正的创新火花。这一点是传统办公中较难保持的。

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04. 回报:提高工作效率

通常,开会需要占用大量的时间,远程会议的节奏则往往更快。在远程会议中,存在一条默认的“契约”:我们不会让你在Zoom/Teams上浪费任何不必要的时间,但是作为回报,大家必须进行重点明确、开诚布公的高效讨论。

技术将助我们一臂之力,人们不再需要去努力辨认同事们在便利贴上留下的潦草字迹,或者等待对方的回复,而是点击屏幕,就可以将参会人员从小组讨论中重新召回主会场。

通过比较知识工作者在新冠疫情爆发前后的日程安排,相关研究显示,相较于2013年,人们在2020年封控期间的工作效率更高。具体看,受访者用于与客户和外部合作伙伴互动的时间增加了9%,且工作产出也有所提升。Slack公司首席执行官Stewart Butterfield对《纽约时报杂志》表示,虽然月度全员会议时间从1小时压缩到21分钟,但是,得益于速战速决、重点突出,员工们对于精简版的会议评价高于以往任何一次线下会议。

想要抢占混合办公模式的高地,领导者必须用心思考、精心设计。首先,拥抱极简主义,明晰每一项共创活动或会议的目标。比如,一次会议确定一个目标,并将其细化为不同要素,从而保持专注、集中精力。其次,善用技术手段,尽可能缩短远程会议各模块的时长。确保提前测试,通过技术手段有效优化体验。最重要的是,明确远程模式的独特之处,并探索培养更加紧密工作关系。

混合办公模式不适宜即兴发挥,领导者必须有所准备、设计和创新。这种新兴的工作模式于对于人员管理提出了更高的要求,但同时也为提升了产出和想法的质量,值得我们牢牢把握。

作者信息

周洁崎

贝恩公司全球合伙人



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