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佚名 来自:科尔尼 点击:

科尔尼:敏捷采购如何在供应危机中力挽狂澜

2021年2月15日的早晨,他像往常一样来到位于亚特兰大的办公室,打开电脑,利用开机的时间速速接了一杯咖啡,开始点开一封封未读邮件。

当他看到第8封邮件的时候视线停了下来:“……由于德克萨斯州的寒潮和暴风雪导致大规模停电,我们位于南卡罗莱纳州的工厂不得不全面停产,原计划4月交付的50吨X原料预计无法兑现,恢复生产的时间目前未知……”

史蒂夫愣了几秒钟后马上从文件夹中点开一个巨大的excel,一边目光飞速扫着一行行红黄蓝的数字,一边嘴里喃喃自语道: “目前库存的20吨X原料只够坚持一个半月的生产了,全公司的订单都指望着这50吨救命料了….我们PPE产品的产能本来已经无法满足疫情期间的美国市场了,各大零售商的订单由于我们交货能力不足都已经转给了我们的竞争对手B,现在原料供给也出现了问题,我们的市场份额一定会被竞争对手进一步蚕食,行业第一的宝座危矣!”

上述场景在过去的一段时间内反复出现,或是因为新冠疫情,或是因为区域性自然灾害,甚至是由于工厂自己造成的火灾等情况。

这些突发事件不仅会对处于灾难之中的企业造成重大损失,还会对其上下游的企业造成供应链紊乱,甚至直接威胁到其核心产品的交付。

因此,企业应对突发事件时的反应能力以及其供应链韧性就成为其能否顺利渡过难关的关键因素。

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流程化的战略采购不香了吗?

20世纪80年代,科尔尼公司首次提出了“战略采购”这个概念,并逐渐被各个行业的领先企业接受并引入到企业运营中。至今,科尔尼已为全球500强中超过60%的企业进行了战略采购转型,许多中小企业也纷纷学习效仿对自己的采购组织和采购流程进行转型和升级。

经过战略采购转型的企业往往拥有较为健全的采购流程和品类策略,并能够在正常情况下持续发挥在采购及上下游供应链上的优势,如先进的供应商管理方法、完善的评估机制、持续挖掘降本赋能机会等。

但是,当发生突发事件时,不同企业就会表现出不同的应对机制。科尔尼经过多年来对各行业的不同企业的观察,总结了拥有成熟采购流程的企业在面对突发情况时的两个常见问题: 

受限于原有的供应流程,在特殊情况下依旧循规蹈矩地严格按照流程办事,错过解决问题的最佳时机

习惯于同时追求多个维度的最优化(如成本,质量,交期,付款方式等),在突发情况下无法根据实际情况对各维度进行重新优先级排序,导致无法迅速恢复供应

敏捷采购正是在这种情况下应运而生。敏捷采购主要使命是帮助拥有成熟采购流程和机制的企业,在遇到突发情况时帮助企业增加供应链韧性,顺利度过供应难关。

如何拯救你,风雨飘摇的供应链?

此次供应链危机引起了A公司管理层的高度关注。经过董事会的讨论,公司管理层决定邀请科尔尼公司的采购与供应链顾问专家协助解决供应链断裂和产能不足的问题。

在A公司宽敞明亮的会议室内,史蒂夫带领的采购团队与科尔尼公司的咨询顾问一起对此次供应链危机进行了根本原因分析,并对目前的品类策略以及采购流程进行了梳理。

经过研究,项目组梳理了此次供应链危机的原因,以及A公司暴露出的主要问题: 

  • 此次供应链危机的表面原因是极端天气导致原料供给中断,背后的深层次原因则是由于新冠疫情造成的产品需求大于供给,而A公司仅仅依靠在南卡罗莱纳州的一家工厂是无法满足市场需求的。

  • A公司的采购机制相对成熟,流程也较为完整,但存在着严重依赖现有流程的问题,不能在突发情况中随机应变的问题。

  • A公司在原材料的选择上无法做出合理适当的变通,当德州暴风雪来临导致核心原料断供时,A公司并不能快速反应并找到替代方案。

  • A公司内部各个部门无法有效协同工作,各stakeholder有自己的利益诉求(成本,质量,交期,产能等),在紧急情况下很难对解决方案达成一致。

科尔尼和A公司的同事共同组成的项目团队根据第一阶段的诊断结果,决定采用“敏捷采购”的方法来在短时间内解决成品供应问题,并增加A公司的长期供应链韧性。

敏捷采购在实施的过程中主要有以下几个特点。

统一目标:

敏捷采购的第一步就是要企业内的所有利益相关者统一目标。传统的采购流程由于时间宽裕,可以综合各利益相关者的诉求来实现多维度卓越的平衡(如成本,产能,交期等)。敏捷采购由于背景设定即为在特殊情况下的产能不足,所以各利益相关者需要对快速提高产能这一核心目标达成共识,并共同协作确保目标的实现。

聚焦成品:

填补产能缺口的最有效方法是直接寻找优质的成品代工厂,并充分利用代工厂自身的供应链优势与企业自身进行互补。

很多企业习惯于把控生产价值链的每一环节,从原材料采购到装箱出货每一个细节都有严格的监控标准。这在正常的供需环境下无可厚非,但当企业出现严重的供应缺口,需要借助外包工厂的力量来填补供应缺口时,大多数企业由于惯性仍会亲自把控代工厂供应链上的每一个细节,尤其是对原材料的选择上,无论是核心原料还是非核心原料都坚持使用指定供应商的指定产品。这就意味着代工厂在原材料的选择和采购上没有任何灵活性,从而增大了供应难度和成本。

因此,在敏捷采购中,企业应充分信任通过了其严格检验和审计的代工厂,在满足产品核心属性的情况下合理运用代工厂自身的供应链优势对紧急情况下自身出现的短板进行补足。

流程优化:

敏捷采购的并不是盲目图快,而是通过对现有采购流程进行梳理优化来缩短采购周期。大多数企业对科尔尼战略采购七步法都已十分熟悉,并已将其应用到自己的采购流程中。敏捷采购并不会跳过七步法中的核心步骤,而是将传统流程中几个连锁的步骤同时进行,大大提高了项目的执行效率。

下图就是对传统采购七步法进行敏捷采购优化的一个示例,通过这种优化可以将16-31周的采购流程缩短到8-12周。

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另外,敏捷采购通常还可以采用sprint的方式,将一个传统的完整采购流程分解成几个阶段性目标(通常为3个),每个阶段都会向制定好的目标进行全力“冲刺”,保证阶段性成果的按时交付。

敏捷采购不光需要对采购流程进行优化,还需要对其他影响交付时间的环节进行优化,如工厂审核,样品检验等。这就需要公司内除了采购之内的其他部门(如研发,质量,生产,物流等)都需要积极配合项目。

敏捷实施:

敏捷采购除了需要整个公司不同部门的协同外,还需要制定一个敏捷的工作计划。敏捷采购的日常项目组需要更加多元化的成员构成,除了采购职能外,还需包含生产,质量,研发,物流等职能的核心成员。为了能快速推进项目,通常会每天进行一次standup meeting,会议上项目组成员需要对项目的进度进行追踪和汇报,提出当前遇到的问题,并经由大家讨论在会议中得到达成一致的解决方案。对于项目中需要管理层做出决策的提议,通常会进行每周一次的steerco, 邀请项目所有stakeholder的参加并对重大决策进行讨论和拍板。

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由A公司和科尔尼顾问共同组成的项目团队通过扫描全世界供应市场对PPE类产品的供应状况进行摸底,通过科尔尼的资源对各地的优质供应商进行搜寻、识别和评估,通过层层筛选最终为A公司的PPE类产品确认了新供应商,并对其供应链进行重新规划,解决了由于新冠疫情和德州暴风雪造成的供应链断裂问题。

装满A公司产品的集装箱从世界各地源源不断地运到A公司的仓储和配送中心的同时,这些遍布在世界各地的供应商也为A公司提供了当地消费市场的诸多有价值的信息(如消费者习惯,价格敏感度,品牌粘性和忠诚度等)。

风雨后的阳光格外耀眼

2021年6月的某个周日,在午后慵懒的阳光中史蒂夫带着家人来到某大型零售商采购接下来一周的日用品。当他来到PPE产品区域时,突然眼前一亮:曾经空置了两个月的货架豁然摆满了A公司的产品,而通常摆放其他竞品的货架却依旧空空如也。看到人们将一箱箱的产品装到购物车中,史蒂夫嘴角露出了久违的笑容。

敏捷采购成功地帮A公司填补了产能缺口,在新冠疫情和德州暴风雪的双重夹击下继续将产品源源不断地摆上货架。制造业企业如何面对充满不确定性的未来,摆脱自身产能的束缚,敏捷采购也许给出了其中的一个答案。

作者: 

叶斐杰 (Keat Yap),科尔尼公司全球合伙人,亚太区战略运营事业部采购咨询业务负责人

Yves Thill, 科尔尼公司全球合伙人,北美区战略运营事业部采购咨询业务负责人

Shay Luo, 科尔尼公司董事

周宇昂,科尔尼公司咨询顾问

史蒂夫是美国大型消费品公司A的采购经理,主要负责PPE类产品的原材料采购。

 

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