麦肯锡顾问只用7张幻灯片,说服全球顶尖企业

很多人在PPT时,会在幻灯片放入大量的图表与数据,企图强化说服力,但是,但是,听众看完之后所掌握到的「重点」还是很零碎,每个人的理解可能也和报告者想传达的概念相去甚远,为什么会出现这样的状况?历任麦肯锡管理顾问公司(Mckin

很多人在PPT时,会在幻灯片放入大量的图表与数据,企图强化说服力,但是,但是,听众看完之后所掌握到的「重点」还是很零碎,每个人的理解可能也和报告者想传达的概念相去甚远,为什么会出现这样的状况?

历任麦肯锡管理顾问公司(Mckinsey & Company)、JP摩根银行(JP Morgan & Company)东京和纽约分行的高杉尚孝指出,这是因为PPT缺乏清楚易懂的整体架构,当资讯、叙事轴线太多,就不容易让人掌握PPT真正的重点。

他在《麦肯锡不外流的PPT格式与说服技巧》书中分享,PPT的基本原则就是先阐述最想传达的事情(结论),然后再说明理由,用来佐证结论,所以,麦肯锡顾问会采用金字塔结构当作PPT整体架构。 高杉指出,PPT主旨应该在第二张投影片(第一张是封面)说明清楚,第三张表明此次PPT最想传达的讯息,然后第四、五、六张列出支持这个讯息的关键理由。第七张投影片再次提出结论,总结PPT主旨,加强听众记忆。因此,麦肯锡的PPT内容通常不超过七页。

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除了 整体架构之外,每一页的版面设计也要能协助听众理解讯息。高杉将一页PPT分成3个区块来说明。 每页最上方的「标题讯息」功能是表达本页主张,撰写时,最好是以2行以内的句子来表达。

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有些人会将标题写成「提高双方满意度,将谈判视为包套交易」,但是作者建议,改成「为了提高双方满意度,可将谈判视为包套交易」,有了连结词,听众更容易在第一时间掌握前后文的层次关系。

页面中央的「主题」是用来定义标题的内文,最好使用名词句(~的~),字数在10个字以内,例如「今日的重点」「制度修正的实际状况」。

页面最下方的「佐证讯息」最好用句子表达,很多人习惯只列出关键字,但是这么做,不容易传达正确的逻辑,而且前后讯息之间出现断层,不利于听众记忆。

例如,有人会将3项佐证讯息依序写成「1.人未必会想要和他人一样的东西」「2.可以把谈判视为具备多种要素的包套交易」「3.可提升满意度」 ,但是作者认为,即使是条列式文字,仍然需要加入连接词,把各个讯息串联成完整的意思。如果是他,会把这3点改成「1.人未必会想要和他人一样的东西「2. 因此,可以把谈判视为具备多种要素的包套交易」「3. 这种做法可提升满意度」,帮助听众一听就懂。

除了文字之外,一张投影片里往往需要同时放入图表与文字,但是,如果图表位置不定,一下子在页面上方、一下子在页面右方,整场PPT下来,很容易扰乱听众的视觉焦点。因此,麦肯锡顾问会统一将图表放左边,文字放右边,因为人们的视线习惯从左移动到右,如果听众先看到图表,可以给右脑一个直觉的印象,再看文字时,就会在左脑形成逻辑。

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本文取自《麦肯锡不外流的PPT格式与说服技巧》,大是文化。
首图来源worldsteel via flickr , CC Licensed.

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