简报代表的意义是「理论付诸考验」。麦肯锡的顾问使用一套焦点明确的简报技巧和技术，强化关键决策者接纳他们建议方案的可能性。让想法能够清楚且具有信服力地传达，是非常重要的。

理想的简报单纯就是使用最清楚且最具有说服力的方式，来传达新构想。如果简报使用能够让观众产生联想并遵循的逻辑方式，通常最有可能达到这种效果。

要形成这种类型的简报：

■把一切分解成步骤──容易遵循，合乎逻辑并且经过缜密思考。只有当你明确了解自己尝试叙述的内容时，才能达到这种效果。

■通过电梯测试──在你和关键决策者共乘电梯的30秒内，能够非常清楚且精确地说明建议的解决方案，使他确实明白你的建议内容。

■让图表保持简单，每张图表包含的讯息不要超过一项──因为图表变得愈复杂，就愈不利於传达确实的信息。因此当你必须使用同一张图表达多个重点时，应该针对每一项重点重新绘制图表，以强调有关的新信息。

■图表的用途单纯只是要让你的讯息能够传达──不是尝试去赢得一项图像艺术竞赛。

■使用稳固的架构支持你的构想──用一个重点流畅地引导出下一个，然後得出合乎逻辑的结论。在大多数状况下，最好的简报架构是在第一张投影片里，使用3到4个重点或好处来呈现假设。

■总是记得简报就是销售──因此所做的一切，都要专注於说服观众确信你对于一份绝佳的构想，已经研究出全部的影响。

简报──即使它令人难忘──也只是工具。它们的真正价值取决於该组织是否接受，并根据提出的建议方案采取行动。真正的关键是创造接纳──让人们采纳并实施提出的建议方案。

如何促进客户采纳呢？

■尝试一些「打底行动」──事先向主要决策者完整说明正式简报的关键重点。

■避免惊奇──例如会迫使主要计划必须进行修改的新信息。同样的，如果你事先和关键决策者讨论建议方案并提出一些争议点，就有时间私下发展妥协方案。

■针对你的观众量身订作你的简报──针对背景知识水平进行调整。在某些组织，或许经营队伍会比较喜欢思考正式的策略，而营运人员则比较喜欢探讨细节。

■注意简报的实体布置──并使用适合观众的风格，要让你的简报风格搭配场合，而不是反其道而行。

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