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有碰过这样的场景吗？星期一早晨，半数团队人员迟迟走进会议室参与每周例会。有些人靠咖啡提神，有的人偷瞄手机；会议开始了，但你发现其实没有什么重要的事，会有这个会议，只是因为每周一早上就是有例会。

有时候，最棒的会议就是取消的会议，原因在于，这些会议没有生产力，是在浪费所有人的时间；但这类会议仍旧存在，因为公司就是得开会。而在Aha!，我们尽可能地减少会议，真要开会之时，也会有明确目标和时程表。

如果你希望能减少会议，也不想浪费任何人的时间，可以使用下列问题，决定要不要取消你正打算召开的会议：

1、这场会议有明确目标吗？

如果你想不出来会议的目标，你很可能是为了开会而开会。你应该要能用一句话描述你想在会议结束后达成的目标。

2、订出议程了吗？

如果你还没有思考议程，请写下会议中需要讨论哪些事、得做出哪些决定，并与其他人分享，否则会议可能会偏往意外的方向，让它失去生产力。

3、其他人有机会发言吗？

最棒的会议应该要充满活力、鼓励每个人参与。但如果只有你在说话，改用电子邮件或团队聊天软体来传达讯息，反而可以更有效率地传达同样的资讯。

4、你是否思考过相关成本？

就算你是使用自己的会议室，会议也不是完全没有成本。如果你打算让整个团队离开手上的工作一小时，请确定每位成员都有出席的必要。

5、大部分参与者都能参加会议吗？

重要的与会者是否能到场、让你得完成会议目标或下决策？如果关键人员不在办公室，还不如延后会议。

6、你有办法遵守时程表吗？

准时开会、准时结束会议，让所有人都有理由专心开会，而且会议的时间愈短愈好。没法准时开始、仿佛永远不会结束的会议，必定没有生产力。

如果你对前述的问题的答案大多是「否」，你或许应该先取消会议，好好准备之后再召开会议；优质的会议需要计画和纪律。会议不是独角戏，应该要让每个人参与讨论、有所贡献才是。

会议是非常重要的强大工具，如果只在必要之时使用，也会让它更有效率。记得好好计画下一次会议，并使用前述问题确保它的生产力，不要浪费团队成员的时间。

Brian de Haaff（地图软体公司Aha!创办人）

资料来源：Inc.、Aha!