规范入职管理流程降低企业法律诉讼风险(孟晶、李德伟)

很多同行都熟知,企业劳动争议大部分与劳动合同的解除有关,而很多风险点实际在入职阶段时已经埋下。如何控制其中的法律风险,是企业管理人员必须掌握的人力资源管理技能。接下来我们来谈谈入职阶段与人力资源管理工作相关

很多同行都熟知,企业劳动争议大部分与劳动合同的解除有关,而很多风险点实际在入职阶段时已经埋下。如何控制其中的法律风险,是企业管理人员必须掌握的人力资源管理技能。接下来我们来谈谈入职阶段与人力资源管理工作相关的法律风险控制及HR实操注意事项:

许多中小型企业在招聘入职环节不注意细节,对人事档案管理不规范,往往会给以后的管理埋下隐患,而这其中的法律风险点,常被HR所忽视。

1、 招聘广告的内容设计及风险防范;企业HR为了吸引人才,才对外招聘启示上用词不精确甚至夸大,给候选人误导信息,造成信息不对称,引起入职后员工对公司制度不满从而产生负面影响,导致法律风险

2、 招聘过程中的6大禁止行为:提供虚假招聘信息; 招用无合法证件的人员; 向求职者收取招聘费用;向被录用人员收取保证金或抵押金;扣押被录用人员的身份证等证件;以招用人员为名牟取不正当利益或进行其他违法活动。

3、 招聘不同对象应对岗位属性(未成年人、女性、传染病病原携带者、特殊工种、台港澳人员、外国人等)的注意事项及风险防范;

4、 应聘登记表中法律风险防范条款的设计;例如:以上个人信息无虚假信息并属实,本人愿承担法律责任。

5、 offer带来的法律风险;例如:送达的时效性、岗位信息、工资福利结构、报到时间地点及联系人、报道时所需提交个人资料清单等。

6、 入职审查的关键点与法律风险提示;例如:个人无犯罪记录证明(特殊服务性行业)。

7、 入职体检的安排与法律风险防范;例如:预定报道当天携带健康体检报告,并且符合相关就业健康要求。(餐饮服务行业必须要持有健康证上岗)

8、 入职环节如何解决今后送达难的问题?如何设计送达条款?例如:需候选人提供身份证原件,今后可以发信至户口所在地。个人信息表需填写联系地址和紧急联系人的联系方式,方便日后送达投递。

9、 入职环节用人单位的告知义务与文书的设计;例如:规章制度、员工手册、休假职业、工时确认、岗位说明书确认等。

10、 员工入职声明书的设计与运用;例如:已处于离职状态、未跟其他公司签订劳动合同等。

 

 

具体措施和设计思路(供参考):

                                                   入职管理制度 

1.0目的 

为规范公司员工入职工作,确保新员工尽快融入公司氛围和工作环境,特制定本规定。

2.0范围 

本规定适用于公司所有人员的入职管理。

3.0职责与权限 

3.1人力资源部负责本规定之起草和实施。

3.2相关用人部门依照本管理规定执行。

3.3制度的修改、发布、解释权归人力资源部。 

4.0录用原则 

有下列情况之一者不得任用为本公司员工:

4.1被判有期徒刑或被通缉,尚未结案者; 

4.2曾经犯有经济罪行者及贪污公款案底者; 

4.3吸毒者;  

4.4身体衰弱或有精神病、传染性疾病者; 

4.5未满 16 周岁者;

4.6司机驾龄不足两年者; 

4.7被公司开除或者辞退的原员工;

4.8尚未与其他公司解除劳动合同关系者;

4.9其它违法违纪行为者。 

5.0入职前 

5.1员工入职由人力资源部提前通知用人部门和行政部,当场面试当场办理入职手续的例外。 

5.2用人部门负责向行政部领取办公设施和办公用品;如果需要在公司住宿的,行政部应提前做好准备。 

6.0入职手续办理 

6.1应聘人员根据“录用通知书”入职沟通时所约定的时间到人力资源部办理入职手续,缴纳相关证件后由人力资源部与应聘人员做聘用确认,对其入司时间、所在部门、所在岗位、试用时长、试用工资、转正工资、所享福利级别、参保确认等进行互认,双方确认无异议后签字生效。 

6.2新进人员入职时,根据岗位要求不同提供以下个人资料:

6.2.1免冠近照两张;

6.2.2身份证原件、复印件;

6.2.3学历、学位证原件、复印件; 

6.2.4职称证(含职业资格证)原件、复印件; 

6.2.5其他相关证件的原件、复印件。 

6.3劳动合同签订(参照公司《劳动合同管理规定》执行) 

7.0入职导引 

7.1权责 

7.1.1各中心/部门负责各自新进人员的入职导引。 

7.1.2人力资源部协助各用人单位做好科长级新进人员的入职导引。 

7.1.3人力资源部负责做好公司经理级以上新进人员的入职导引。 

7.1.4行政部配合人力资源部完成与入职导引相关的实施工作。 

7.2入职手续办理完毕,人力资源部办理新员工工作卡、告知员工相关入职

须知事项,同时向 其介绍如下情况: 

7.2.1公司概况; 

7.2.2新进人员入职后,试用期间的部门负责人情况; 

7.2.3考勤卡、饭卡的使用、更换、维护; 

7.2.4考勤管理、奖惩管理、休假管理、宿舍管理制度、报销管理等常用制度介绍; 

7.2.5公司宿舍位置、用餐地点及方式; 

7.2.6厂区周边交通情况、购物环境及乘车线路。 

7.3入职介绍完毕,人力资源部将该新进员工带给用人部门经理,由用人部门经理指定其直接上级或专人为试用期内入职导师。

8.0入职培训: 

培训部根据人力资源部提供的新进员工名单,根据新员工数量的多少,以十个人以上为一班,进行入职培训。

9.0 试用期跟踪 

9.1新进员工入职后,该员工试用期间入职导师协助其完成以下工作:

9.1.1当天完成常用办公设备或用具的准备工作; 

9.1.2当天完成《部门职责》和《岗位说明书》的详细讲解; 

9.1.3当天明确新进员工在部门(班组)中的位置以及工作内容、工作流程、

工作目标及工作 衔接人;  

9.1.4参加由培训部统一组织的新进员工入职培训(等统一通知);

9.1.5一周之内完成对公司各中心、生产基地人员、分布等基本概况了解; 

9.1.6一个月内完成对公司网站推介,宣导公司企业文化、经营理念并对个

人作风、时间观念、工作意愿、仪容仪表等方面进行指导(职员类以上人员);

9.2试用期间,用人部门负责人或者入职导师要经常通过公司内部邮箱或其他通讯方式和新员工进行交流。 

9.3新进员工试用期间不宜担任经济要害岗位,也不宜安排具有重要经济责任的工作,确实需 要的应制定经济责任担保人。 

9.4试用期间所有新进员工一律统称为“实习某某岗位”,如人力资源部招聘专员在试用期内称为“实习招聘专员”,人力资源部经理在试用期内称为“实习人力资源经理”。 

10.0相关表格: 

《应聘登记表》 、《劳动合同》等 

在我国,与人力资源有关的法律、法规主要是《劳动法》和国务院制定的相关行政法规及部门规章。在企业人力资源管理过程的各个环节中,从招聘开始,到面试、录用、试用、签订劳动合同、解决员工的待遇问题,直至员工离职这一系列流程中,都有相关劳动法律、法规的约束,企业的任何不遵守法律的行为都有可能给企业带来劳动纠纷,在给企业造成损失的同时还会给企业造成不良社会影响。所以对于企业人力资源管理者们对相关劳动法及人力资源管理知识熟识,防范于未然、平等共建的基础上,协助企业及员工共同发展,达到人力资源工作的目标,实现企业人力资源储备和人才发展为保障企业经营效益助力。



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