• EMBA杂志编辑部 次 日期：2015-11-13
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在一天八小时的工作时间中，你是否算过，自己被其他事情打断过多少次？ 无论是电话、电子邮件，或是部属的「我只需要一分钟」，都会让你从原本的工作分心。 往往到了下班时间，才发现重要的事情都没完成。 
研究指出，企业主管在工作时，平均每八分钟会受到一次打扰；在干扰过后，需要二十五分钟才能拉回专注力，继续完成手上的任务。 也就是说，专注力尚未恢复之前，下一个干扰可能又会出现。 这也许能用来解释，为什么大多数人的生产力总是不如预期得好。 
快速企业杂志（Fast Company）建议以下五个方式，帮 助企业主管管理工作上的干扰，提升生产力：

1.停止同时处理多项工作。 很多人自豪能一心多用，但研究指出，一心多用不但不利于提升生产力，还会提高出错的机率。 另一项研究也指出，若在处理涉及认知功能的工作时，还同时进行其他工作，智力的表现会降低。 

2.了解自己的核心任务。 在一天的工作开始之前，先写下今天的目标与核心任务。 避免一早就打开与外界接触的媒介，例如，关掉通讯软体的通知，在重要的事情告一段落后，再一一回覆。 把精神状态最好的时间，留给当天最重要的目标。 

3.计画工作时间。 当日目标明确后，就安排时间确实执行。 理想的情况是，让一起工作的同仁，知道你的计画安排，也告诉他们，你会在哪些时间处理大家的问题。 如果同仁知道你下午才有空，他们就不会在上午打扰你。 

4.避免参与不相关的会议。 许多人参与会议只是尽到出席的义务。 为了避免浪费时间，在收到会议通知时，可以先询问会议的相关细节，再决定要不要出席，或是选择参与部份即可。 

5.授权。 争取更多工作时间的办法之一，就是把非重要的工作指派出去。 然而，很多主管认为，这会造成更多的麻烦，因为需要花时间教导、回答问题，还要监督检查。 

关于这个问题，主管需要思考，花时间教导部属学习新工作是否值得。 举例来说，你每天需要花十分钟处理一项不重要的工作，若教会别人则需要花一个小时。 但是，如果先用一个小时，就能换取接下来每天多出来的十分钟，那这一个小时就非常值得。 

既然无法杜绝外界的干扰，那就学习如何降低干扰对我们的影响，将时间投资在最重要的工作上。 



文章来源：EMBA杂志第351期（2015年11月出版）