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管理干扰,夺回专注力

在一天八小时的工作时间中,你是否算过,自己被其他事情打断过多少次? 无论是电话、电子邮件,或是部属的「我只需要一分钟」,都会让你从原本的工作分心。 往往到了下班时间,才发现重要的事情都没完成。 研究指出,企业主管在工

在一天八小时的工作时间中,你是否算过,自己被其他事情打断过多少次? 无论是电话、电子邮件,或是部属的「我只需要一分钟」,都会让你从原本的工作分心。 往往到了下班时间,才发现重要的事情都没完成。 
研究指出,企业主管在工作时,平均每八分钟会受到一次打扰;在干扰过后,需要二十五分钟才能拉回专注力,继续完成手上的任务。 也就是说,专注力尚未恢复之前,下一个干扰可能又会出现。 这也许能用来解释,为什么大多数人的生产力总是不如预期得好。 
快速企业杂志(Fast Company)建议以下五个方式,帮 助企业主管管理工作上的干扰,提升生产力:

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1.停止同时处理多项工作。 很多人自豪能一心多用,但研究指出,一心多用不但不利于提升生产力,还会提高出错的机率。 另一项研究也指出,若在处理涉及认知功能的工作时,还同时进行其他工作,智力的表现会降低。 

2.了解自己的核心任务。 在一天的工作开始之前,先写下今天的目标与核心任务。 避免一早就打开与外界接触的媒介,例如,关掉通讯软体的通知,在重要的事情告一段落后,再一一回覆。 把精神状态最好的时间,留给当天最重要的目标。 

3.计画工作时间。 当日目标明确后,就安排时间确实执行。 理想的情况是,让一起工作的同仁,知道你的计画安排,也告诉他们,你会在哪些时间处理大家的问题。 如果同仁知道你下午才有空,他们就不会在上午打扰你。 

4.避免参与不相关的会议。 许多人参与会议只是尽到出席的义务。 为了避免浪费时间,在收到会议通知时,可以先询问会议的相关细节,再决定要不要出席,或是选择参与部份即可。 

5.授权。 争取更多工作时间的办法之一,就是把非重要的工作指派出去。 然而,很多主管认为,这会造成更多的麻烦,因为需要花时间教导、回答问题,还要监督检查。 

关于这个问题,主管需要思考,花时间教导部属学习新工作是否值得。 举例来说,你每天需要花十分钟处理一项不重要的工作,若教会别人则需要花一个小时。 但是,如果先用一个小时,就能换取接下来每天多出来的十分钟,那这一个小时就非常值得。 

既然无法杜绝外界的干扰,那就学习如何降低干扰对我们的影响,将时间投资在最重要的工作上。 



文章来源:EMBA杂志第351期(2015年11月出版) 


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