计划与执行的分离:某快消品公司为例 | 供应链咨询案例和论丛 物流供应链咨询 智慧物流产业园区咨询

作者:刘宝红 来自:投稿 点击:

计划与执行的分离:某快消品公司为例

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采购经理的顾虑是,即便计划划归销售,销售人员还是会说,业务发展得那么快,销售对具体到每个产品的需求预测也很难判断。但问题是,销售人员离客户和市场最近,处于最佳的位置去做出职业判断,与计划一起做出准确度最高的错误的预测。他们不做判断,别的职能只能判断得更糟糕。所以,做不好并不能成为不做的理由

再说采购的两层分离,即供应商管理和订单处理的分离。两层分离的好处呢,是有专人负责供应商层面的事,比如供应商选择和整体绩效管理。两层不分,管理资源往往被订单层面的琐碎杂务所侵占,供应商层面的事务得不到足够的资源,就选不好、管不好供应商,造成更多的订单层面的问题,形成恶性循环。但两层分离的挑战呢,则是这两个子职能之间的对接和职责划分。比如按时交货绩效不理想,是寻源团队没选好供应商,还是订单管理团队没做好日常工作?

再就是如何考核寻源的绩效——找个供应商干活儿没什么难,难就难在找到合适的供应商。怎么判断寻源是否找到了合适的供应商呢?与众多企业一样,案例公司有供应商选择的门槛,比如供应商必须满足注册资本、管理能力、类似项目经历等要求。但这些要求既不是必要条件,也不是充分条件——满足这些条件,并不能保证供应商能做好;不满足这些条件,也并不是说供应商就做不好。那最直接的呢,就是用供应商的后续实际表现来衡量,这至少对寻源有了闭环考核。不过前提是信息系统能够统计供应商绩效,比如按时交货率和质量合格率。而案例公司的现状呢,就跟任何快速发展、由小变大的企业一样,是信息系统能力薄弱。虽然有ERP,主要用的是财务功能,比如统计库存,没有供应商考核功能,就不得不借助单独的软件和Excel表格来统计供应商绩效。

即便有了系统能力,还得改善流程来配套:系统只是提供了搜集数据、汇报指标的能力,但数据的产生、搜集还是离不开流程。就拿按时交货率来说,围绕每个订单的每一行,采购要搜集供应商的承诺日期,而且把该日期录入ERP,以统计实际交付是否按时。但在这个快消品企业,业务急速发展,采购员人少事多,根本没有资源去做这些:除非是急单,或者已经超期,采购员根本没有精力来确认交期。这就意味着,即使有了系统,还是没法较准确地统计绩效。

对于这个企业来说,于是就有两种选择:一是导入供应商管理和订单管理的两层分离,同时改进系统和流程来支持这一组织变更;二是暂不分离供应商管理和订单操作,而是先改进系统和流程,等系统和流程成熟后,再导入组织变更。鉴于企业快速发展的现状,第二种方案的风险可控性较高,特别是已经决定要分离计划与执行的情况下。

对于系统和流程建设,我们也可以这样来理解:当前一竿子插到底的方式下,所有的知识、信息都储存在负责的采购人员头脑中,或者采购人员的计算机上,需要的系统和流程支持力度最小。也可以说,一竿子插到底是小公司系统和流程能力不足情况下的理性选择。不过随着规模的增大,业务复杂度上升,这种做法没法有效满足企业的发展。但是,专业化的结果是流程、系统更复杂,天然会降低效率。专业分工还有相互制衡的目的——降低风险是所有大公司的必经之路,风险控制第一,而不是效率第一。也就是说,专业化的结果是有更多的事要做,需要更多的资源。

比如一竿子插到底时,你不需要每做一件事就统计其绩效,因为责任人只有一个,抓住最后结果即可,用不着统计过程结果;而专业化后,一个子职能的结果是另一个子职能的输入,你得统计上一个子职能的结果,以判断下一个子职能没做好,是因为上个子职能输入的质量不高,还是这个子职能本身没做好。这都让系统、流程更加复杂,要做的事儿更多,尤其在导入变革初期。当企业在快速发展,人力资源严重短缺的时候,特别要考虑到这一点。

基于这一系列考量,我们建议该案例公司做出如下调整:

  1. 单列计划职能,而且让计划汇报给销售,等日后需求预测流程完善后,再把计划转移到供应链部门;

  2. 把供应商的合同管理和付款单列出来,确保有基本的风险管控;

  3. 暂时不分离供应商管理和订单操作,而是改善ERP系统和采购订单管理流程,等系统和流程的能力较强时,推动供应商和订单层面的两层分离。

之所以做出这样的建议,是因为计划与执行的分离已经是非常大的变动,同时导入太多的组织变动,在流程和系统能力没法匹配的情况下,不可控因素太多,特别是企业快速发展时,带来的绩效风险太大。


摘自《供应链的三道防线:需求预测、库存计划、供应链执行》,刘宝红、赵玲著。

 

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